Cruise-dokumenter dukket opp i ettertid

Sentrale dokumenter om «Viking Star» ble holdt unna departementets journaler i ett år. Først da reder og ordfører var siktet for grov korrupsjon ble de registrert.

DRØYDE: Ekspederingsfeil og "sakens utvikling" er forklaringen fra næringsminister Monica Mælands departement på hvorfor det tok måneder og år å få journalført sentrale cruise-dokumenter. VEGAR VALDE (arkiv)

  1. desember i fjor foreslo Nærings— og fiskeridepartementet å myke opp regelverket for hva slags skip som kan meldes inn i Norsk internasjonalt skipsregister (Nis). Målet var å la Torsteins Hagens cruiseskip «Viking Star» få norsk flagg.

Flere av dokumentene i saken var skjult for offentligheten da den avgjørende forskriftsendringen ble gjennomført på vårparten i år. Det viser en gjennomgang BT har gjort.

Eks-ordfører Trude Drevland var blant dem som engasjerte seg for å hjelpe rederen med å få politisk gjennomslag. Hun, havnedirektør Inge Tangerås og reder Torstein Hagen er alle siktet for grov korrupsjon.

Politiet bad om dokumentasjon

Ett av dokumentene som først har dukket opp i ettertid, er et tilsynelatende avgjørende notat som Monica Mæland fikk 12. november i fjor. Det kom fra fagavdelingen i departementet. De foreslår der at regjeringen straks tar initiativ til en regelendring – noe som også ble gjort. Bakgrunnen er at fagfolkene mener Nis-registrering av «Viking Star» vil være strid med det eksisterende regelverket.

Dette sentrale notatet dukket først opp i departementets journal nesten ett år senere, 12. oktober i år. Da var siktelsen mot eks-ordfører Drevland og havnedirektør Tangerås et faktum, og politiet hadde bedt departementet om å få oversendt alle relevante dokumenter.

Også et utkast til avslag på søknaden om norsk flagg, utformetav fagavdelingen i september i fjor – altså før regelendringen – dukket først opp etter at siktelsene var tatt ut et år senere.

  • Les også: Undersøkte aldri ordførerens bindinger
    En SMS-utveksling mellom statsråden og ordfører Trude Drevland fra september i fjor ble først oversendt til departementsarkivet og journalført i juni i år. I SMS-ene avtalte de gamle partivenninnene å diskutere reder Hagens ønske om Nis-registrering og norsk flagg.

— Alvorlig feil

Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt ved Universitetet i Bergen mener det er en alvorlig feil dersom journalpliktige dokumenter først blir registrert etter ett år.

— Det er en klar forutsetning både i arkivlova og Offentleglova at journalføring skal skje fortløpende. Det hadde vært interessant å få Sivilombudsmannens vurdering av denne saken, sier Bernt, som er en av landets fremste eksperter på Offentleglova.

Arkivforskriftens absolutte krav om journalføring gjelder for dokumenter som går til eller fra et offentlig organ. Såkalte «organinterne dokument», for eksempel utkastet til avslag som aldri ble sendt, skal registreres «så langt organet finn det tenleg».

— Mendepartementet må uansett ha en noenlunde konsistent praksis. Å journalføre først etter ett år virker i alle fall veldig lite ryddig, sier Bernt, og legger til:

— Det finnes også en del prinsipper for hva som er forsvarlig forvaltning, ut over det som er fastsatt i reglene om journalføring. Relevante sakspapirer må alltid registreres og lagres på en forsvarlig måte, og det må finnes et skikkelig dokumentregister, slik at det er mulig å gå tilbake og finne ut hva som er gjort tidligere. For organinterne dokumenter er det overlatt til forvaltningsorganet å avgjøre om dette skal skje gjennom innføring i en offentlig journal, eller i et internt register. Men man kan ikke vente i et år før man tar stilling til dette, sier Bernt.

Sier det skjedde en feil

Næringsdepartementet skriver i en e-post at notatet fra fagavdelingen til statsråden «ved en feil ikke (ble) ekspedert i saksbehandlingssystemet», og derfor heller ikke journalført.

Når det gjelder SMS-ene og utkastet til avslag, ble disse «ikke ansett for å falle inn under journalføringsplikten eller arkiveringsplikten på daværende tidspunkt», ifølge departementet. Senere kom de på andre tanker: «I lys av sakens utvikling fant vi det riktig å arkivere dokumentene».

Hull hos kommunen

Monica Mæland har ikke vært alene om å streve med journalføringen. I Bergen kommunes arkiver fantesingen av sentrale dokumentene som viste Trude Drevlands innsats for å hjelpe reder Torstein Hagen. Årsak: Ordføreren hadde aldri oversendt de aktuelle e-postene til arkivet. Verken korrespondansen med rederen selv, med rederens advokat Øystein Meland, med fylkesmannen eller med næringsminister Monica Mæland ble journalført i kommunen.

Noen av e-postene ble kjent fordi de var registrert i mottakernes postjournaler. En del e-postkorrespondanse har Trude Drevland selv lagt frem etter at dåpsbråket begynte.

Andre e-poster som Trude Drevland sendte og mottok, er kanskje tapt for alltid. Det finnes flere hull i den korrespondansen hun har presentert. Eks-ordføreren har forklart at hun slettet e-poster fortløpende fordi innboksen var full. Kommunen har opplyst at de kun har backup for e-poster 30 dager tilbake i tid.