I staten ønsker en å forenkle ved at de ansatte selv registrerer data om sine aktiviteter, alt fra reiseregning til ferier. Der vi tidligere fylte ut reiseregningen på papir gjør vi nå dette i et kostbart datasystem. Men sparer vi noe? Datasystemet har noen fordeler. Det holder orden på satser, regner ut summer og kan sende skjemaet elektronisk til økonomikontoret. Men vi må logge inn, holde orden på passord og fylle ut alle poster. Kvitteringene må fortsatt leveres på papir om en da ikke velger å skanne inn alt. I praksis er det lite eller ingenting å spare. Selv bruker jeg langt kortere tid på å fylle ut reiseregninger på det gamle papirskjemaet enn i det nye datasystemet.

Mange andre yrkesgrupper opplever det samme. Oppgavene er flyttet fra papir til datamaskin uten noen stor besparelse. Krav fra myndighetene fører også til at nye data må registreres. Lærerne må sende melding til elevens foresatte om det er så liten deltakelse i undervisningen at eleven kan risikere ikke å få karakter. Alle andre avvik må også registreres. Da kan det bli timer foran dataskjermen etter undervisningen. Håndverkere må kunne dokumentere at de har gjennomført «sikker jobbanalyse», alle avvik skal rapporteres og mange skjema må fylles ut. Igjen fører det til mange timer foran dataskjermen. Det er et frustrerende arbeid. Lærerne vil heller bruke sin tid i klasserommet, rørleggeren vil gjøre en god jobb ute hos kunden.

Låst til papir

Den feilen en gjør i de fleste av disse datasystemene, fra reiseregning til systemer for lærere og rørleggere, er at en tar med strukturene fra en papirbasert verden. Men det er akkurat dette vi må bli kvitt om vi skal lage effektive datasystemer. Ta reiseregningen. Alle de data jeg må legge inn i systemet etter å ha deltatt på en konferanse i Oslo ligger tilgjengelig elektronisk. Hvorfor skal de tastes inn på nytt? Tallene kan hentes automatisk fra kortselskapene. Utgiftene til parkering, flybilletter, buss og taxi, hotellopphold — alt er tilgjengelig. Reiseregningen burde derfor være noe jeg bekrefter, ikke noe jeg fyller ut. Amazon har sin «one click book order», vi burde få en en-klikks reiseregning.

Amazon har sin «one click book order», vi burde få en en-klikks reiseregning.

Nå vil noen kunne hevde at så enkelt er det ikke. Hva med kostpenger, faste beløp som skal dekke utgifter til mat. De skal beregnes ut fra kompliserte regler der tidspunkt, byer og land skal med i betraktning. Deler av kostpengene kan også gi grunnlag for skatt. Bare å legge inn data som skal danne grunnlag for disse beregningene er jo en jobb i seg selv. Men da må vi huske at kostpenger ble innført en gang i tiden som en forenkling. Vi skulle altså slippe å be om kvittering når vi kjøpte en kopp kaffe til fem kroner. Men i dag, når alle beløp registreres elektronisk, også kaffen til 30 kroner, er det intet problem å få disse med på reiseregningen. Kostpenger har derfor ingen mening i dag.

Lær av Toyota

Det kan være vanskelig å løsrive seg fra etablerte rutiner. Det er ikke bare staten som feiler her. Da bilprodusenten Ford skulle effektivisere sine innkjøp skaffet de seg et avansert datasystem som sendte ordrer og andre dokumenter elektronisk. Toyota, derimot, fjernet behovet for disse dokumentene! Ved å gi leverandørene innsyn i Toyotas datasystem ble ordrer unødvendige. Skal det produseres 100 biler i neste uke vil dekkleverandøren selv se at det trengs 400 dekk. Noen faktura trenger de ikke sende, Toyota vet hvem som har levert dekkene og de kan også regne ut antallet.

For lærerne, rørleggerne og andre yrkesgrupper kan vi forenkle selve registreringsarbeidet. I skolen kan for eksempel tilstedeværelse registres elektronisk. Da vil systemet vite at Per ikke var i timen, og systemet kan automatisk sende melding hjem om fraværet blir for høyt. Istedenfor å vente til etter undervisningen med å legge inn data kan mye registreres fortløpende på en mobil enhet, gjerne en smarttelefon. Læreren må selvfølgelig fortsatt gi karakterer, men inntasting av disse kan gjøres med noen få tastetrykk. Data overføres til et sentralt system på skolen som tar seg av lagring, sending av meldinger og karakterutskrifter. Dette er ikke rakettforskning, alt som skal til er på plass i dag.

Vi må forenkle

Selv er jeg med på å utvikle et lignende system for rørleggere. Ideen til systemet er å dekke behovet for kvalitetssikring, HMS og prosjektledelse. Vi vil forenkle, ikke ved å registrere færre data, men ved å registrere alt! Istedenfor å legge vekt på unntakene vil vi se på hele prosessen. Vi ser for oss at data registreres i en mobil enhet som rørleggeren har med seg på jobb. Rørleggeren vil da få en prosessliste, en avansert sjekkliste, tilpasset den jobben som skal gjøres. Her er sjekkpunkt for alle de deloppgaver som skal utføres. Inntastingen vil stort sett gjøres med enkle tastetrykk eller ved å ta et bilde. Rørleggeren beskriver det som er gjort med å velge mellom ferdige tekster. Nye krav kan ofte dekkes enkelt siden vi allerede registrerer hele jobben. Rørleggerens ansvar er å følge prosesslistene, systemet kan ta seg av alt annet.

Ideen er at rørleggeren skal føle at systemet er til hjelp i arbeidet, ikke

at det er en ekstra belastning.

Ideen er at rørleggeren skal føle at systemet er til hjelp i arbeidet, ikke at det er en ekstra belastning. Gjennom systemet kan rørleggeren få tilgang til viktige dokumenter, HMS-blad, data om kjemikalier og så videre. Systemet kan automatisk sende SMS til kunden om at jobben er startet, sende sluttrapporter på e-post, oversende data til myndigheter, og så videre. Helst vil vi unngå å sende data på skjema, noe vi ser som en etterlevning fra tidligere tider. Det enkleste for oss er å overlevere data slik at de kan leses av en datamaskin. Det vil også gi grunnlag for effektiv databehandling hos kommuner og arbeidstilsyn.

Eliminer byråkratiet

Grunnlaget for kravene om dokumentasjon er ofte godt begrunnet. For skolen kan det være å vise til at alle regler er oppfylt og at alle har fått den informasjonen de skulle ha. For rørleggeren er det viktig å kunne dokumentere at det ble gjort en analyse av risikomomenter før en startet på jobben, samt å kunne dokumentere høy kvalitet. Vi må bare akseptere at dataregistrering er en del av vår hverdag. Det betyr ikke at vi skal bruke mye tid på dette. Som vi viser kan dokumentasjonskravene håndteres sømløst som en del av jobben.

De gamle rutinene er stort sett bygget opp i en verden uten IT. Derfor må vi unngå å ta med disse rutinene inn i vår IT-verden. Isteden må vi se hvilke nye muligheter som foreligger. Gjør vi en god jobb vil alle, professorer, lærere og rørleggere oppleve datasystemer som virkelig er til hjelp i det daglige arbeidet, som eliminerer byråkratiet og som fører til arbeidstiden kan brukes på noe meningsfullt.