I disse bunkene ligger restene av regjeringens digitale flaggskip

Datasystemet Arve skulle bedre rettssikkerheten til landets aller svakeste. I stedet ble det kaos.

DRUKNER I PAPIR: Bunkevis med sakene til samfunnets svakeste lastes i en tralle hos Fylkesmannen i Hordaland. Fra v. avdelingsdirektør Kari Tepstad Utvær, seksjonsleder Liv Sørevik og Peder Vedde, seksjonssjef på arkivet. Foto: Vegar Valde

  • Utvikling)
  • Anders G. Eriksen (research
  • Anne Hovden (research)
  • Vegar Valde (foto)
  • Ingunn Røren
  • Ingrid Fredriksen
Publisert Publisert

Fellesferien var så vidt i gang. Bergensere flest nøt sol og 20 grader. Normalt ville Statens Hus også vært feriestille, men hos vergemålsseksjonen i andre etasje var det uvanlig hektisk aktivitet denne lørdagen i juli 2013. Bunke på bunke med dokumenter tårnet seg opp. I haugene lå sakene til psykisk syke, demente eldre og foreldreløse barn. Alle fylkets vergetrengende, samfunnets svakeste grupper.

Papirer og e-poster med sensitive personopplysninger haglet inn fra hele Hordaland. I løpet av få dager skulle sakene til over 4000 personer med verge flyttes. Bakgrunnen var den nye reformen. Ansvaret for vergeordningen ble overført fra kommunale overformynderier til fylkesmennene. Reformen skulle bøte på pengerot, inhabilitet og ulik praksis fra kommune til kommune, som var tilfellet over hele landet tidligere.

Grunnsteinen i reformen var datasystemet Arve, spesialbestilt av Justisdepartementet. Den hypermoderne løsningen skulle styrke rettssikkerheten til landets 50.000 vergetrengende, og sørge for full kontroll over sakene. Informasjon fra Nav, leger, skatteetaten og sykehus skulle samles ett sted. Men redningsmannen Arve ble i stedet en forbannelse. I dag, nesten to år senere, er Arve kjønnsoperert og lunefull.

Vergetrengende er ute av stand til å ivareta egne interesser på grunn av alder, mental helse eller funksjonshemning. De har liten mulighet til å protestere når noe er galt. Vergene får stor makt over livet deres, og styrer alt fra økonomi til personlige forhold. Ved hjelp av Arve skulle fylkesmennene kontrollere at vergene gjorde jobben sin, enkelt se hvilke verger det kom klager på og sjekke at de ikke lurte til seg penger. Det er ikke småpenger som styres på vegne av de vergetrengende. Nesten 16 milliarder passes på av landets fylkesmenn, viser tall BT har fått tilgang til.

Forventningene til Arve var skyhøye. Et digitalt utstillingsvindu for en moderne forvaltning, slo Justisdepartementet fast. Men Arve oppførte seg stikk motsatt av det han skulle. Han nektet å utføre ordre.

Det som skulle være en effektivisering, endte med tungrodd papirarbeid. Samme antall ansatte som var hos Bergen overformynderi skulle nå håndtere saker fra hele fylket. Over natten ble saksmengden nesten doblet. Fra reformen ble innført har 40 prosent av alle saker inn til Fylkesmannen i Hordaland handlet om vergemål.

Ringpermer, Word og Excel. Hver av landets 428 kommuner hadde laget sine egne systemer. Saksdokumentene skulle scannes og lastes inn i en nasjonal, digital postkasse, men den ble stengt to måneder før reformen. Justisdepartementet tviholdt på at reformen skulle gjennomføres. Kommunene måtte sende filer på e-post, eller fylle bagasjerom med papirer og kjøre dem til fylkesmennene. De visste knapt hvor de skulle gjøre av alt de tok imot.

  1. vergene_fylkesmannen02.JPG

  2. PAPIRMØLLE: Et supermoderne datasystem skulle effektivisere all saksbehandling for vergetrengende. Resultatet er en papirmølle.

I Hordaland ble ikke innkommende brev behandlet på flere uker. Saksmappene var så mangelfulle at Fylkesmannen måtte jakte på manglende dokumenter fra tingretter og kommuner. Det var nesten umulig å komme gjennom på telefon til vergemålsavdelingen, uansett hvor mye det hastet. Saksbehandlerne hos Fylkesmannen rev seg i håret. Midt oppi alt dette fikk de ikke Arve til å virke.

«Vi får feilmeldinger og blir stoppet i alle prosesser vi gjør i systemet og har ikke klart å gjennomføre en eneste saksgang/aktivitet». Dette skrev assisterende fylkesmann Rune Fjeld i en hastemail til Justisdepartementet seks dager etter at reformen var innført. Et av problemene var at vergene ikke fikk pengene de skulle ha. Regningene til de vergetrengende ble ikke betalt, fordi vergene ikke fikk tilgang til kontoene.

«Situasjonen er alvorlig og veldig beklagelig», svarte departementet, og lovet at de skulle ta grep. Fylkesmannen i Hordaland prøvde uten hell å få Justisdepartementet til å utsette oppstarten.

- Reformen var fullstendig prematur da den ble innført hos oss, sier Lars Sponheim, fylkesmann i Hordaland.

De første krisetiltakene ble satt i gang av Justisdepartementet bare noen dager etter at reformen ble innført. Det hjalp lite. To uker senere sto saksbehandlingen fremdeles bom fast, og departementet fryktet at samfunnets svakeste grupper og deres verger skulle bli skadelidende. Alvoret ble tydelig formidlet til Evry, et av Nordens største IT-selskaper. Det var de som hadde skapt Arve.

- Jeg hadde store forventninger til Arve, og satte meg ned for å skrive inn personopplysninger om de jeg er verge for. Men teksten forsvant bare i et svart hull, sier advokat Paal-Henrich Berle, en av Hordalands mest erfarne verger. Han opplevde at systemet ikke hadde kontroll over de vergetrengende eller hvem som var deres verger, og at Fylkesmannen ikke alltid hadde oversikt over kontoer og bankinnskudd.

Justisdepartementet forberedte seg på trøbbel. Kommunikasjonsavdelingen skrev høsten 2013 ned alle de verste scenarioene de så for seg, og laget en detaljert plan for hvordan de skulle håndtere kritiske spørsmål. BT har fått tilgang til departementets kommunikasjonsstrategi. Den hemmelige planen ble ved en feil lagt åpent ut på nett. Der ser de for seg følgende kriser:

  • Vergetrengende blir kastet ut av hjemmene sine fordi husleien ikke er betalt.
  • Vergen dør, men det oppdages ikke, og den vergetrengende står igjen alene.
  • Uegnede verger blir ikke fanget opp og fortsetter som verge.
  • Stor opphoping av gjeld for vergetrengende.
  • Den vergetrengende dør, begravelsesutgifter blir ikke betalt.
  • Det blir ikke oppnevnt verge i hastesaker som dommeravhør av barn.

På spørsmål fra BT har Justisdepartementet sjekket om noe av dette har skjedd.

— Vi har ikke funnet henvendelser som tilsier at disse scenariene har slått til. Vi har naturlig nok fått kjennskap til enkeltsaker som ikke har vært håndtert tilfredsstillende. Dette er ikke til å unngå ved en så stor reform og med menneskelige faktorer, sier ekspedisjonssjef Håvard Bekkelund.

En stor del av klagene har gått på lang saksbehandlingstid, noe som har sammenheng med Arves problemer.

Drastiske grep måtte tas for at Fylkesmannen skulle få ting unna. Mange ansatte måtte endre ferieplanene sine, og folk fra andre avdelinger ble flyttet for å hjelpe med vergesaker.

UNNTAKSTILSTAND: Over natten overtok Fylkesmannen i Hordaland ansvaret for over 4000 vergesaker. - Vi har jobbet døgnet rundt i lange perioder, sier seksjonsleder Liv Sørevik (i midten). Til venstre fylkesmann Lars Sponheim, til høyre avdelingsdirektør Kari Tepstad Utvær.

- I lange perioder jobbet vi omtrent døgnet rundt, sier seksjonsleder Liv Sørevik.

I løpet av de to siste årene har det gått med 1500 overtidstimer for å ta unna den økte saksmengden knyttet til vergereformen bare i Hordaland, viser tall BT har fått tilgang til. I Oslo ble ansatte på vergemålsavdelingen pålagt å jobbe overtid en dag i uken. Hittil har det ført til mer enn 7000 overtidstimer.

-  Vi hadde ikke kontroll de første månedene etter at reformen ble innført. Vi gjorde så godt vi kunne, men mengden saker og brev var så enorm at det ikke var mulig å ha oversikt, sier avdelingsdirektør Eldbjørg Sande ved vergemålsavdelingen hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus.

Bare i løpet av 2014 hadde vergemålsavdelingen i Oslo 90.000 inn— og utkommende dokumenter. På grunn av Arves sammenbrudd, satt saksbehandlerne med selvlagde nødløsninger i lang tid.

- Vi skjønte raskt at hastesaker måtte holdes helt utenfor Arve hvis vi skulle få behandlet dem, sier Sande. På det verste var saksbehandlingstiden oppe i fem-seks måneder på enkelte sakstyper.

Noen kilometer unna fortsatte Justisdepartementet å skrive krasse brev til it-leverandøren Evry. Stort arbeidspress i alle ledd gikk ut over saksbehandlernes dialog med brukerne.

«Deler av saksbehandlingen foretas fremdeles manuelt, med tilhørende betydelige ekstra kostnader, merarbeid og forsinkelser», skrev Justisdepartementet i juni 2014 - over ett år etter at systemet skulle vært ferdig. Leverandøren Evry mener de har gjort det de kan og skal for å bedre situasjonen. Men etter det BT kjenner til har Evry skiftet ut nesten alle som jobbet med Arve fra starten av. Dette har skapt ekstra hodebry for alle involverte.

Til tross for sene kvelder og helgejobbing, ble ikke ting særlig bedre. «Arve er i særklasse den største tidstyven på Vergemålsavdelingen», skrev Fylkesmannen i Oslo og Akershus høsten 2014. «Utgjør en rettssikkerhetsrisiko for brukerne», påpekte Fylkesmannen i Østfold. Fylkesmenn fra hele landet meldte fra om alvorlige feil i Arve til Direktoratet for forvaltning og IKT:

  • Sentrale opplysninger om de vergetrengende forsvinner.
  • Brev sendes til feil adresser.
  • Viktige rettsspørsmål tolkes ulikt fra fylke til fylke.
  • Manglende kontroll på utbetaling til vergene.
  • Systemet er nede i lange perioder.
  • Vergene finner ikke informasjon om oppdragene sine.
  • Det tar lengre tid å gjøre et vedtak i Arve enn på gamlemåten.
  • Mangelfull håndtering av klagebehandling.

I systemer der sensitive opplysninger om helse, familiesituasjon, økonomi og diagnoser sammenstilles, er det ekstra viktig at dataløsningene er vanntette.

- Noe annet er lovstridig, sier advokat og personvernekspert Ingvild Næss.

Hun er bekymret for personvernet til svake grupper, som ikke er i stand til selv å sjekke at informasjonen om dem i det offentliges registre er riktig.

Vergene har hatt mange utrivelige møter med Arve. Printeren som står på et hjemmekontor på Krokeide durer i ett sett. I hyllene står røde og hvite mapper tett i tett.

- Alt jeg gjør er manuelt, tungvint og slitsomt. Det er helt forferdelig - med et stort utropstegn bak, sier jurist Tordis Krokeide, som har vært verge i femten år.

Hun henter frem en tung ringperm fra den stappfulle skyvedørsgarderoben bak henne. Der har hun laget sitt eget arkiv.

- Jeg er så luta lei av å høre om han der Arve. Jeg har enda ikke sett snurten av ham, sier hun og rister oppgitt på hodet.

Noe drastisk måtte gjøres med umulige Arve. Etter halvannet år med rot og hodebry fant Justisdepartementet en uortodoks løsning. Arve måtte kjønnsskifteopereres og bli til Vera. Operasjonen skjedde ved at en del av datasystemet ble skiftet ut, noe som skulle gi bedre flyt av informasjon. Vera er i en testfase, og skal overleveres over sommeren 2015, hvis alt går etter planen. Men skepsisen til den kvinnelige versjonen er stor.

Fylkesmennene i Hordaland og Oslo og Akershus ble plukket ut som pilotfylker for å teste nyopererte Vera. De oppdaget raskt en vesentlig brist. I Vera var det lagt opp til at vedtak ble sendt rundt i systemet uten navn og personnummer på den det gjaldt, og uten navn på saksbehandler. Lett syrlig påpekte pilotfylkene i et brev at det ikke var Justisdepartementets fortjeneste at dette ble oppdaget.

«Vi blir bekymret når en avgjørelse som får så alvorlige konsekvenser for saksbehandlingen og enkeltmenneskers rettssikkerhet, nærmest er sneket inn bakveien for å tilfredsstille tekniske krav», skrev de.

Arve/Vera er fortsatt ikke formelt overlevert og godkjent, nesten to år etter at systemet ble innført. «Saksbehandlingstiden var i 2014 uforsvarlig lang, og rettssikkerheten for dem som er berørt av reformen har ikke vært god nok», skriver fylkesmann Anne Enger i Østfold i årsrapporten for 2014. Fylkesmannen i Hordaland beskriver situasjonen rundt Vera som «krevende og sterkt kritikkverdig» i sin årsmelding.

DOBBELTARBEID: - Alt jeg gjør er manuelt, tungvint og slitsomt. Det er helt forferdelig - med et stort utropstegn bak, sier jurist Tordis Krokeide, som har vært verge i femten år.

Et av målene med reformen var at vergemålene skulle skreddersys til hver enkelt person. Dette ble nedprioritert for å få unna saker som hopet seg opp, erkjenner Justisdepartementet i et brev.

Arve skulle i utgangspunktet koste 23 millioner. BT har gjentatte ganger bedt om å få sluttsummen på prosjektet, men Justisdepartementet har avslått alle søknader om innsyn. De vil heller ikke kommentere totalprisen. Nå forbereder Justisdepartementet erstatningssak mot leverandøren Evry. Departementet vil ikke kommentere dette, men BT er kjent med at de samler dokumentasjon om hvor mye alle forsinkelsene har kostet.

Verge Tordis Krokeide aner ikke hvor lenge hun må printe ut hvert eneste dokument og organisere sakene i gammeldagse permer.

- Jeg har sluttet å tro at datasystemet vil komme, sier hun og henter frem en ny mappe fra veggen av permer.

- Heldigvis skal jeg pensjonere meg snart. Hvis ikke, vet jeg ikke om jeg hadde orket å fortsette på denne måten.


Justisdepartementet sendte dette svaret til BT. Det viste seg å være halvannet år gammel.

Alle spørsmål BT har stilt til de ansvarlige for gjennomføringen av vergereformen er besvart med gamle, forhåndsproduserte svar.

DEN HEMMELIGE STRATEGIEN: Her er svarene fra Justisdepartementet - fra 2013.

Dette viser Justisdepartementets hemmelige kommunikasjonsplan som BT har fått tilgang til. Planen ble laget for å håndtere kritiske spørsmål om gjennomføringen av vergereformen.

BT har stilt en rekke spørsmål om hvilke konsekvenser feilene i Arve har fått, og hvilke tiltak som er satt i verk for å løse problemene.

Svaret vi fikk, var dette:

«Vi har møtt større utfordringer enn forventet, hovedsakelig fordi saksbehandlingssystemet ikke har fungert som forventet. Dette er svært beklagelig. Vi har stor forståelse for at de som er berørt av dette, kan oppleve frustrasjon. Vi jobber imidlertid hardt for å løse situasjonen så raskt som mulig.»

Uttalelsen fra statssekretær Vidar Brein-Karlsen (Frp) er nesten ordrett hentet fra Justisdepartementets hemmelige kommunikasjonsstrategi for vergemålsreformen, som er skrevet 21. november 2013. BTs spørsmål om dagens situasjon besvares dermed med et halvannet år gammelt, forhåndsprodusert svar.

2013-strategien anbefaler alle å svare at det er løpende dialog mellom alle instanser.

- Vi jobber hardt for å løse utfordringene med applikasjonen, og er i tett dialog med leverandøren, svarer seniorrådgiver i kommunikasjonsavdelingen i Justis— og beredskapsdepartementet, Andreas Bondevik.

- Hvorfor får vi forhåndsproduserte svar fra 2013?

- Etter vårt syn har det ikke vært behov for å omformulere svaret. Det essensielle er at svaret er korrekt og dekkende for spørsmålene som er stilt, svarer departementets ekspedisjonssjef Håvard Bekkelund da BT konfronterer ham med kommunikasjonsplanen.

Fylkesmannen i Hordaland svarer også i tråd med planen. De sier de er fornøyd med Justisdepartementets håndtering av kaoset.

-  Med de kompenserende tiltak som ble satt i verk, og enestående innsats fra våre medarbeidere, har vergemålsforvaltningen hele tiden vært trygt håndtert selv om dataløsningen ikke har vært optimal, sier Kari Tepstad Utvær hos Fylkesmannen.

Ansvaret for gjennomføringen av vergeformen lå hos Stoltenberg-regjeringen, med justisminister Grete Faremo i spissen. Hun jobber i dag i FN, og ønsker ikke å kommentere saken.

BT har sendt en rekke spørsmål til IT-leverandøren Evry. Vi har forsøkt å få klarhet i hvorfor systemet fremdeles ikke er ferdig, og når kjønnsopererte Vera skal fungere optimalt. Geir Remman, kommunikasjonsdirektør i Evry, kom med følgende svar på e-post:

«Hei og takk for e-post. Vi ønsker ikke å kommentere dette, men henviser til vår kunde. Mvh Geir».

Har du tips om vergeordningen? Kontakt oss!

  • Journalist Ingunn Røren, ingunn.roren@bt.no, mobil 91307346
  • Journalist Ingrid Fredriksen, ingrid.fredriksen@bt.no, mobil 99256094
Publisert

Hovedsaken

  1. BT MAGASINET

    Jakten på Vikingskatten

  2. BT MAGASINET

    Sjelekvalar etter homovedtaket

  3. BT MAGASINET

    Stikk, Henriette, stikk som en bie

  4. BT MAGASINET

    Kva skjedde med Kvamskogen?

  5. BT MAGASINET

    Norge kan bli verdens første kontantløse land. Det er dårlig nytt for mange.

  6. BT MAGASINET

    Tre år gammal vart Thor bortført av far til Mexico. Mange år seinare fekk mor eit brev.

  1. Hovedsaken