PRESENTASJON AV OMORGANISERING: Det er på tide å omorganisere omorganiseringen av omorganiseringen som kom som følge av omorganiseringen.
BT Magasinet

Krasjkurs i Powerpoint

Tre ting er umulig å unngå i den moderne hverdagen. Kjedelige bilder fra andre folks liv, intervjuer med Nils Arne Eggen og Powerpoint-presentasjoner.

Etter å ha sett flere presentasjoner enn hva sunt kan være, har jeg identifisert de viktigste ingrediensene i en vellykket Powerpoint-presentasjon.

Før du kan starte på selve presentasjonen, må maskinen din kobles til projektoren. Dette gjør du med å fikle med ymse kabler, trykke på alle knappene på projektorens fjernkontroll og si ting som «er det noen som har en overgang til Mac?». Dette gir heldigvis de som skal høre på, en fin anledning til å sjekke telefonen og gi en fra IT-avdelingen dagens trim.

Om du føler at publikum trenger mer tid med telefonene, kan du si at du også trenger lyd til presentasjonen din.

Ved første tegn til at projektoren viser det den skal, trekker du armene opp fra tastaturet i en brå bevegelse og sier «der var vi». Det er nå du oppdager at du kun har lagret presentasjonen din i skyen, og det er selvsagt ingen som aner hvordan gjestenettet fungerer på sin egen arbeidsplass. Da er det duket for en trimtur for et nytt menneske fra IT-avdelingen.

Når nettet er på stell, kan du bla deg gjennom de 42 forskjellige versjonene du laget natten før av presentasjonen din. Si «jeg hater Powerpoint» for å lette på stemningen.

Så til selve innholdet. Det er viktig å frem alt som er viktig. Hovedregelen er «better safe than sorry». Legg derfor like godt inn hele manuset ditt på lysbildene dine. På den måten slipper du både pugging og notater. Du leser bare rett opp fra skjermen. Gå heller ned på fontstørrelsen enn å kutte i teksten. Vær ikke redd for å eksperimentere med veldig liten skrift. Husk at alt blir større på det store lerretet. Blir det vanskelig å lese på laptop-skjermen, kan du snu ryggen til publikum og lese rett fra lerretet.

Bruk bilder og figurer til å underbygge budskapet ditt. Office-pakken har mange gøyale tegninger innebygget, såkalte «clip-arts», som du kan bruke. Det finnes også et nyttig tegneverktøy som lar deg tegne bokser, piler og andre geometriske figurer. Perfekt om du skal presentere den nye omorganiseringen. Ikke vær redd for å ha mye informasjon i slike tegninger, det er viktig å kunne vise folk i ettertid at all informasjon har blitt lagt frem.

Vær heller ikke redd for å leke med farger og fonter. Solid bruk av farger vil vekke oppsikt. Varier gjerne fargebruken gjennom presentasjonen for å gi folk opplevelsen av at alt kan skje. De fleste datamaskiner har hundrevis av fonter, eller skrifttyper, installert. Comic Sans er for eksempel en font som gir et lekent innslag i presentasjonen din.

Det er viktig å holde publikum engasjerte. En enkel løsning er å ha animasjoner mellom lysbildene. 3D-effekter vil skape inntrykk av at du er «cutting edge». Animasjoner kan også brukes til å bygge spenning i presentasjonen. Bruk dem til å vise linje for linje i punktlister. Var du smart og fikk ordnet lyd i starten, kan du nå høste fruktene. Det engelske ordet for punktlister er nemlig «bullet points». Lyden av pistolskudd som skyter inn nye linjer i listen din, vil vekke latter i salen.

Følger du disse rådene, kommer du til å ha publikum i din hule hånd. Du vil se mange som tar opp mobilene for å ta notater, og andre som lytter så intenst at de lukke øynene for å fokusere på stemmen din. Du er garantert å bli den store snakkisen i kaffepausen og bli omtalt på firmafester.

Og mest sannsynlig får du en lederstilling før du er klar over det.

widget-list