Får man mange e-poster daglig kan det oppleves som særdeles stressende å komme tilbake på jobb til et berg av e-poster etter ferien. Men det er visse ting man kan gjøre for å begrense opphopningen.

Microsoft Norge har utarbeidet en liste over hvordan:

Forbered kollegaer, forbindelser og kunder

Meld fra i god tid før du tar ferie om at du blir borte i perioden. Minn dem på dette uken før du drar, og se til at eventuelle oppgaver er løst før du tar fri.

Gi viktige kontakter en alternativ kontaktperson

Har du kollegaer som er på jobb når du er borte? Orienter dem om hva du driver med, hvilke forbindelser eller kunder du har og spør om det er greit at du gir deres kontaktinformasjon videre.

Du kan gjengi tjenesten når de er på ferie. Tanken er ikke at de skal gjøre jobben din, men mange synes det er tillitsvekkende og føles bra å vite hvem de kan ta kontakt med.

Aktiviser og bruk fraværsassistenten

Opprett automatisk e-postsvar i perioden du er borte der du opplyser om når du er tilbake, at du er på ferie, telefonnummer til sentralbordet og ditt telefonnummer. Her er det også lurt å gi beskjed om at du ikke leser mail hvis du ikke gjør det.

Å si at du leser mailer sporadisk betyr at den som sender deg en mail forventer seg et svar, men noe senere enn vanlig. Gi beskjed om at du kan kontaktes på tekstmelding eller telefon hvis det er noe som haster.

Gi beskjed til sentralbordet

Sentralbordet bør få informasjon om hvor lenge du skal være borte, og hvem av dine kollegaer er best egnet til å hjelpe den som ringer.

Bla gjennom mailen i ny og ne

Hvis du er av typen som ikke blir svært stresset av å ikke være tilgjenglig – og som fortsatt kan slappe av i ferien til tross av at du sjekker e-post, så kan det være greit å sjekke innboksen i blant.

Ta fri når andre tar seg fri

I fellesferien er det få på jobb, færre mailer og færre kunder og kontakter som lurer på noe. Tar du fri når andre har fri så vil det derfor som regel komme færre e-poster.