— Sprekkeferdige innbokser er blitt en alvorlig stressfaktor i arbeidslivet. Leting etter viktig e-post tar tid, arbeidsoppgavene dine sinkes og arbeidsdagene blir gjerne lengre enn planlagt, sier rådgiver Randi Bough Holst i INT Gruppen til karrierelink.no.

— Du er nødt til å sette ned foten. Ikke la omverdenen forvente at du skal være tilgjengelig på e-post i tide og utide, fortsetter hun.

Holst har følgende tips til deg som føler deg overlesset av e-post:

  • Slå av alle varsler om ny e-post.
  • Besvar e-post maks fire ganger om dagen. Svar omgående på e-post som kan svares kort på.
  • Opprett et mappesystem og bruk det konsekvent. Lag mapper for hvert av ansvarsområdene du har, pluss én mappe som heter «Viktig!» . Legg all e-post i mappene der de hører hjemme så fort du har tatt stilling til dem - dermed unngår du opphoping i innboksen.
  • Be om å bli strøket fra adresselister og nyhetsbrev som bombarderer deg med unødvendig informasjon.
  • Opprett et felles område på intranettet der dere deler dokumenter som er av interesse for hele avdelingen.
  • Lag et system for «oppgavemail» slik at du får en på minnelse når du skal gjøre noe med dem.
  • Unngå utskrift av e-post. Det fører bare til oversvø mmelse på pulten og arkiveringsarbeid.
  • Bruk sletteknappen flittig!