22 ringpermer med dokumentasjon og spesifikasjoner, nesten 60 kg papir, måtte Reid Husvæg i Stavanger-bedriften Tre og Stål AS stille med for å kunne delta i konkurransen om å levere kontor— og skolemøbler for 40 millioner kroner i fjor.

– Det krever enormt mye arbeid for oss, men det krever også veldig mye arbeid for de i det offentlige som skal gå gjennom alt fra alle tilbyderne. Innkjøpere i stat og kommuner gjør det i beste hensikt, men de mangler kunnskap. Dermed setter de opp alt mulig av nødvendige og unødvendige krav, bare for å være på den sikre siden, sier Husvæg.

Denne, og andre typer ressurssløsing i det offentlige, bekreftes i en fersk rapport utarbeidet av analyseselskapet Menon Economics for arbeidstagerorganisasjonen Akademikerne.

10 til 15 prosent, tilsvarende 30 til 45 milliarder kroner, av pengene kunne vært spart hvis innkjøperne var flinkere, ifølge analytikerne.

Det er heftige tall, og jeg er overrasket over omfanget.

Dette er basert på om lag 25 dybdeintervjuer og en mengde litteratur, blant annet fra Riksrevisjonen, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og EU.

Mange svakheter

I rapporten pekes det blant annet på følgende svakheter som gir tapte skattemilliarder:

Manglende eller uklar definisjon av hva som ønskes og dårlig formulerte anbudsbeskrivelser bidrar til feilleveranser uten verdi for brukerne. Innkjøpere klarer ikke å utlyse anbud som gir det beste tilbudet, eller avgjøre hvilke tilbud som er best.

Dette fører også til at gode leverandører skyr anbudsrunder, noe som gir svekket konkurranse.

Brukerne klarer ikke å bedømme om levert vare eller tjeneste er som bestilt. Leverandører kan dermed slippe unna med dårlige leveranser.

Løsningen er, ifølge rapporten og de høyt utdannede medlemmene i Akademikerne, bedre kompetanse blant innkjøperne.

– Det er heftige tall, og jeg er overrasket over omfanget. Men det er et forsiktig og realistisk anslag for hva man kunne spart seg. Bedre rutiner for innkjøp i det offentlige kunne frigjort enorme ressurser som kunne blitt brukt på andre ting, sier Akademikerne-leder Knut Aarbakke.Aarbakke presiserer at de ikke har hatt noen innflytelse på innholdet i rapporten. Men den kommer som bestilt for hans medlemmer.

Jacob Landsvik har lang erfaring innenfor dette feltet, både som innkjøpssjef for Oslo kommune, rådgiver for offentlige anskaffelser i Difi, og nå som innkjøpssjef for Universitetet i Oslo.

Han mener det ikke er nok med teoretisk kompetanse.

For små hver for seg

– Innkjøp er et fag. Men innkjøperne rundt om i kommuner og statlige etater er små og mellomstore, og gjør ikke mange nok anskaffelser til å få nok kompetanse. Derfor er dette et vanskelig tema, sier Landsvik.

Arnhild Dordi Gjønnes, advokat i Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO) mener innkjøpernes kompetanse er alfa og omega, fordi det fører til mer riktige anskaffelser.

Kan gjøres enklere

– Har vi egentlig behov for dette? Kan vi leie fremfor å kjøpe? Dette er spørsmål man kan stille seg i forkant, sier Gjønnes til Aftenposten.

Til eksemplet fra kontormøbelhandleren i Stavanger har hun følgende kommentar:

– Jeg tror ofte at mange innkjøpere i det offentlige føler seg utrygge, og dermed stiller for mange krav for å være på den sikre siden. Men innkjøperen er også forpliktet til å gå gjennom dokumentasjonen den krever fra hver enkelt tilbyder. Oppdragsgiver bestemmer selv hvor omfattende konkurransen skal bli, både når det gjelder krav til spesifikasjon, dokumentasjon og kriterier, sier Gjønnes.

Statsråden varsler mer forenkling

– At det er viktig å kjøpe riktig er noe vi er veldig enige i. Det blir fort penger av det, og da er det ikke nødvendigvis bare snakk om å kjøpe billigst, sier fornyings— og administrasjonsminister Rigmor Aasrud.

Hun mener Regjeringen har gjort mye innenfor dette området.

– Vi har brukt mye krefter på å bygge opp innkjøpskompetanse i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Direktoratet har også fått bevilget 100 millioner kroner over fem år for å fremme e-handel. Det er viktig med innkjøpskompetanse, men det er også viktig å få opp elektroniske innkjøpsløsninger for å få ned antallet feil og øke effektiviteten, sier Aasrud.

EU jobber nå med innføringen av et direktiv som kan lette arbeidet for Reid Husvæg og andre i hans situasjon.

Et av punktene er nemlig at tilbydere i anbudsrunder skal levere en egenerklæring om at dokumentasjon kan fremskaffes, men at bare vinneren faktisk skal levere all dokumentasjonen.

Klarer ikke vinneren det, går oppdraget videre til nummer to.

Aasrud sier hun er veldig positiv til å ta inn slike forenklinger i norsk regelverk.

Men alt er ikke like enkelt.

– Ja, vi kan spare penger ved å gjøre innkjøp mer effektive. Men det er også andre hensyn vi skal ta. Noen er mer opptatt av miljø, andre legger vekt på lærlingkontrakter, etisk handel eller likestilling. Jeg hadde ute et anbud om kjøp av hotelltjenester, og fikk et tilbud som kunne dekke hele Norge. Men da ble Staten en for stor aktør i markedet, så vi måtte dele opp anbudet i regioner. Gode, offentlige innkjøp har ikke bare med pris å gjøre, påpeker statsråden.

Hva synes du? Si din mening i kommentarfeltet eller på våre facebooksider!