— Telefonmøtene var virkelig effektive og et eksempel til etterfølgelse, sier Helga Arianson, fylkeslege i Hordaland.

Hun forteller at tre til fem personer fra hennes kontor deltok på de ukentlige mandagsmøtene. Ifølge Helsedirektoratet hadde de som regel rundt 30 personer fra landets 19 Fylkesmannskontor med på telefonmøtene. Også Sysselmannen på Svalbard deltok. De fleste møtene varte fra 30 til 45 minutter.

  • Vi hadde behov for kontakt med veldig mange aktører, og hadde relativt lite rom for møtevirksomhet. I en beredskapssituasjon var det nødvendig å effektivisere både reise og møtetid, sier assisterende helsedirektør Bjørn Guldvog
  • Vi har hatt tilsvarende møter med helseforetakene, legger han til.

For at slike møter skal være vellykkede og effektive, må noen krav oppfylles, mener han:

  • Møteledelsen må forberede seg godt. Møtet må ha et veldig klart formål, en tydelig agenda som alle møtedeltakerne kjenner godt.
  • Alle aktørene må få muligheter til å gi innspill, men kun dersom det er relevant.
  • Alle møtedeltakerne får en e-post i forkant av møtet, og kan melde inn hvilke tema de ønsker.
  • Møtet starter med å gå gjennom dagsorden, og hvordan vi tenker å håndtere dette.
  • Det var ganske overraskende at til tross for det stor antallet deltakere så klarte alle å være disiplinerte. Dette har fungert veldig bra. Det ville vært helt unødvendig og ressurssløsende å møtes fysisk, sier Guldvog.