Vi viser til deres brev av 6. mai 2008, der dere ber om å få innsyn i regnskap for fellesreisene for styret og ledelsen ved Kunsthøgskolen i Bergen i perioden 2003-2007. Kunsthøgskolen er innstilt på full åpenhet, og alle regnskapsbilag blir nå sendt over. Her følger en orientering.

Reisenes formål og sammenheng med organisasjonens utvikling

Deltakere på turene har vært kunsthøgskolens styre samt kunsthøgskolens ledergruppe, som inkluderer faglige og administrative ledere og mellomledere – tilsammen rundt 18 personer inklusive de eksterne styremedlemmer.

Formålet har vært å styrke styrets arbeid med strategi— og organisasjonsutvikling for kunsthøgskolen. Dette arbeidet er satt inn i et internasjonalt perspektiv gjennom besøk på utvalgte kollegiale institusjoner som har erfaringer som er relevante for oss.

Nye eksterne styremedlemmer kom inn i styret høsten 2002, og arbeid med ny strategiplan for perioden 2004-2008 begynte umiddelbart. Samtidig pågikk arbeidet med Kvalitetsreformen for fullt, noe som for kunsthøgskolen impliserte en total fornyelse av studieplaner og studiestruktur. Arbeidet med samlokalisering av kunsthøgskolen har også stått sentralt i perioden.

Styret og ledelsen har arbeidet intensivt med alle aspekter av organisasjonens utvikling. Kunsthøgskolens overordnede drift og strategiske veivalg, som i stor grad er blitt utformet med basis i styrets og ledelsens arbeid under eksterne samlinger, har bidratt sterkt til kunsthøgskolens lave konfliktnivå og gode arbeid fram til nå. Kunsthøgskolen i Bergen er i dag anerkjent både lokalt, nasjonalt og internasjonalt som en veldrevet og faglig sterk institusjon.

Økonomi

Sammenlignet med andre institusjoner i sektoren, har kunsthøgskolen totalt sett lave kostnader til styregodtgjørelse og ekstern bistand på ledelsesnivå.

De totale kostnadene knyttet til reisene har variert noe fra år til år, fra ca kr 190.000 (Strasbourg 2003) til ca kr 270.000 (London 2006). I snitt er dette rundt 235.000 kroner pr reise, og utgiftene pr. person utgjør tilsvarende mellom 12.000 og 14.000 pr person pr. reise. Dette inkluderer transportutgifter, kost og losji for 4 døgn samt planleggingsreiser.

Kunsthøgskolens årlige bevilgningsrammer har vært relativt stabil siden 2003 til i dag – stort sett økt i takt med lønns- og prisvekst siden 2003. Reisekostnader kr 250.000 for reisen til Berlin i 2007 tilsvarer 0,3 % av den totale bevilgningsrammen på 75 mill kr dette året. Tilsvarende andel vil gjelde også for de øvrige styrereisene.

Sum reisekostnader
2003 Strasbourg 192.346
2004 Glasgow 245.224
2005 Antwerpen 217.882
2006 London 267.803
2007 Berlin 250.510

I forhold til et best mulig felles utbytte av reisene har det vært viktig at deltakerne er sammen det meste av tiden. Av den grunn er også programmet lagt opp slik at lunsjer og middager stort sett er holdt felles, og har vært planlagt og bestilt på forhånd. Alle fellesmåltider er betalt av KHiB. For å sikre et godt reiseopplegg, har rektor og/eller direktør foretatt en planleggingsreise til det aktuelle reisemålet på forhånd. Disse planleggings-reisene har vært nødvendige for et godt gjennomført program.

KHiBs kostnader for måltider er regulert gjennom kostsatser/representasjonssatser for vedkommende land/by i henhold til Statens personalhåndbok. Ved de fleste av restaurantbesøkene har KHiB invitert og betalt for eksterne gjester – dvs. ledelse/ressurspersoner ved de besøkte institusjoner mm, som har stilt sin tid, kompetanse og lokaliteter kostnadsfritt til rådighet for KHiBs faglige program i løpet av den perioden reisene har funnet sted. For disse representasjonsmåltidene har KHiB lagt til grunn en forhøyet representasjonssats (+ 30 %) for vedkommende land/by.

Ser man den enkelte reise under ett, tilsvarer summen av faktiske måltidskostnader fordelt pr deltakende person et utgiftsnivå tett opp til summen av 4 kostdøgn-/representasjonssatser for reisene til Strasbourg, Glasgow, Antwerpen og London.

For reisen til Berlin var utgiftene noe høyere enn summen av diettsatsene her. Differansen skyldes delvis den lave diettsatsen som var fastsatt for Berlin på dette tidspunkt, men har sin hovedårsak i at denne reisen markerte avslutningen på en femårig styreperiode. Samlet sett utgjør differansen allikevel ikke mer enn vel 300 kr pr. person pr dag.

På disse reisene er det ikke utbetalt møtehonorar for deltagelsen utover normal godtgjørelse for selve styremøtene, som ved KHiB er iht. statens møteregulativ. Styremøtene utgjør i tid bare en liten del av reisenes totale faglige program.

Styrets ansvar for den strategiske utviklingen av institusjonen understrekes i alle sammenhenger fra sentrale myndigheter. Det er institusjonsledelsens oppfatning at reisene representerer en konstruktiv arbeidsform som har gitt stor strategisk og organisatorisk uttelling for kunsthøgskolen, og som samlet sett har vært meget kostnadseffektiv.

Det vises fra BT til intern uro, men styret og ledelsen har ikke mottatt noen interne henvendelser om reisevirksomheten. Tillitsvalgte, ansatte og studentrepresentanter er alle informert om henvendelsen som er mottatt fra Bergens Tidende. Styret og tillitsvalgte er også orientert om innholdet i denne redegjørelsen. For ordens skyld er kopi av redegjørelsen også oversendt departementet og riksrevisjonen til orientering.

Kunsthøgskolen i Bergen står til disposisjon for ytterligere informasjon ved rektor Nina Malterud og høgskoledirektør Johan A. Haarberg.