E-poster som BT har fått tilgang til, viser at informasjonsdirektør Eva Hille i Bergen kommune og UiB-ansatt Nils Sortland avtalte hvordan de kunne unngå anbudskonkurranse på oppdraget. Deretter ble pengene satt direkte inn på hans private konto.

BT skrev lørdag at Bergen kommune har stanset en omfattende medarbeiderundersøkelse etter at det ble oppdaget at prosjektet ikke var godkjent av ledelsen ved Institutt for samfunnspsykologi, der de to forskerne er ansatt.

Informasjonsdirektør Eva Hille, som håndterte kommunens kontakt med forskerne, sa følgende:

- Vi hadde ingen grunn til å tro at vi ikke forholdt oss til Universitetet i Bergen. Forskerne brukte brevark fra UiB og signerte e-poster med sine titler fra universitetet, sa Hille.

— Var overbevist

BT har bedt om innsyn i fakturaen som kommunen mottok. Den er skrevet ut til organisasjonspsykolog Nils M. Sortland, og både kontonummer og organisasjonsnummer tilhører hans private foretak. Kontaktinformasjonen er hans private adresse og private e-post. UiB er ikke nevnt noen steder.

Informasjonsdirektør Hille sier at hun ikke har snakket med de to UiB-ansatte om de hadde avklart dette med ledelsen sin.

- Hvorfor satte dere inn penger på en privat konto?

— Jeg var overbevist om at pengene skulle til UiB. Jeg hadde ingen grunn til å tro noe annet.

- UiB nevnes ingen steder på fakturaen. Hadde dere avtale om at pengene skulle videreføres til universitetet?

— Pengene skulle betale for prosjektet, og det ble betalt til en ansatt på UiB.

I e-postutvekslingen mellom Hille og Sortland kommer det frem at når det nærmet seg jul, begynte det å haste med å få betalt fakturaen. «Det nærmer seg fristen for fakturaen» skriver Hille 20. desember.

«Plan B»

- Det ble litt hektisk før fristen. Prosjektet var budsjettert med for 2011, og størstedelen av arbeidet ble gjort da. Derfor måtte det også faktureres før nyttår, forklarer Hille.

Sortland skriver at det har oppstått utfordringer med fakturering på UiB. 23. desember skriver han: «det bærer mot Plan B».

- Jeg husker ikke hva plan B gikk ut på, men vet at Sortland hadde en plan slik at vi kunne fakturere for prosjektet før nyttår, sier Hille.

- Så du fakturaen før du betalte?

- Nei, det var en av mine medarbeidere som betalte i romjulen. Men hadde jeg sett den, ville jeg ha betalt.

- Til tross for at den tydelig ikke er stilet til Universitetet?

- Unngikk anbud

Avtalen om betaling kom ikke i stand før flere måneder etter at arbeidet var i gang.

I e-postutvekslingen mellom Hille og Sortland, som BT har fått innsyn i, skriver de blant annet følgende:

«Hei igjen Eva (...). Skal mva. regnes på toppen av de 180.000, eller inkluderes? mvh Nils».

«Hei Nils, la oss ta mva. inn i de 180.000 for å sikre at vi ikke overskrider kommunens regler. Hilsen fra Eva».

E-postene ble sendt formiddagen lille julaften. Senere samme dag sendte Sortland fakturaen fra sitt eget private firma.

Bystyret har vedtatt at alle oppdrag over 200.000 kroner skal utlyses som anbudskonkurranse.

- Er det under det, kan vi gå til direkteanskaffelse, sier Hille.

- Er det ikke den reelle kostnaden på prosjektet, og ikke et ønske om å unngå anbudskonkurranse, som skal avgjøre dette?

- Summen vi skal betale en oppdragsgiver avgjør, og vi er under den summen i dette tilfellet.

Ifølge Hille vurderte kommunen å legge kontrakten ut på anbud.

- Grunnen til at vi ikke gjorde det, var at vi hadde gode erfaringer med disse forskerne fra før av.

I 2003 veiledet de to UiB-ansatte nemlig noen hovedfagsstudenter som gjennomførte en undersøkelse for kommunen, kostnadsfritt.

- Bryter regelverket

Advokat Arnhild Dordi Gjønnes i NHO er en av Norges ledende eksperter innenfor temaet offentlige anskaffelser. Hun mener dette minner om bevisst styring av en kontrakt.

- Selv under terskelverdien på 500.000 kroner skal man følge regelverket for konkurranse. Der står det at man, så langt det lar seg gjøre, skal ha konkurranse.

Siden kontraktsprisen er såpass lav, mener Gjønnes det ikke vil få store konsekvenser for kommunen. - Men dette er ikke måten å foreta en god anskaffelse på, sier hun.

BETALTE: Informasjonsdirektør Eva Hille i Bergen kommune godkjente å betale 180.000 kroner til en privat konto i desember.
BESTILTE: Tidligere konstituert informasjonsdirektør Elisabeth Farstad kontaktet forskerne i mai.
BEKJENTE: Kommunaldirektør Robert Rastad har samarbeidet med forskerne flere ganger tidligere.