Dagens system i byggesaker tilsier at naboer skal sende eventuelle klager til utbygger, som skal sende dem videre til kommunen sammen med byggesøknaden.

Er du skeptisk til utbygger, og ønsker å sikre deg at klagen kommer frem til kommunen, kan du sende en kopi direkte til kommunen.

Det gjorde Kjell-Aage Olsen. Men dette brevet skulle vise seg å havne dypt inne i kommunens sentralarkiv. Under arkivnummer 200309600. Arkivnummeret de som behandlet byggesaken var lykkelig uvitende om.

Brevet som forsvant

2. desember 2004 stemplet Bergen kommune inn klagen på ombyggingen av Ladegårdsgaten 33 fra Kjell-Aage Olsen. Han mente en planlagt ny takark ville medføre økt innsyn til hans eiendom, som ligger på andre siden av veien.

— Jeg fikk tips om å sende en kopi av klagen til kommunen. Det viste seg være veldig lurt, fordi utbygger unnlot å legge ved min klage, sier Olsen.

Problemet for Olsen var bare at saksbehandlerne ikke fikk se kopien han sendte direkte til kommunen.

Utbygger satte i gang med ombyggingen, arken inkludert. Kommunen hadde ikke sett at arken var ny. Saksbehandleren hadde heller ikke sett klagen fra Olsen, da Olsen ringte.

— I et av brevene skriver utbygger at de hadde sendt videre min klage, men at kommunen må ha rotet det bort. Dette reagerte jeg på og ba kommunen gå gjennom systemet.

— Hva skjedde da?

— Da dukket brevet opp. De fant det.

- Ikke noen alvorlig sak

Olsen er ikke alene. Ifølge Tore Skau, som er leder for kommunens sentralarkiv, har 674 dokumenter havnet under saksnummer 200309600 «Protester på saker som ikke er innkommet». Det første er datert 17. september 2003, det siste 31. oktober 2005. Ifølge fungerende byggesakssjef Inge Gravdal oppsto problemet da sentralarkivet tok over postføringen av klagene 1. oktober i fjor.

Han bekrefter det flere som har tatt kontakt med BT har fortalt - at disse klagene har «forsvunnet» i systemet og ut av saksbehandlingen.

— Det at klagene ligger under fellesnummeret, betyr ikke at de ikke kommet med i vurderingen i sakene. Men de kommer ikke frem for saksbehandler når vedkommende slår opp i sakssystemet, så de blir ikke gjort oppmerksom på dem på samme måte.

— Det betyr at de ikke er blitt en del av saken?

— Det kan det være, ja, sier Gravdal, som likevel ikke mener saken er spesielt alvorlig.

— I og med at ansvarlig søker skal sørge for at vi får inn merknadene, så burde det ikke være noen alvorlig sak, sier han.

Ifølge Gravdal oppdaget de feilen i forbindelse med årets sommerferie. Arkivleder Skau sier feilen ble rettet opp når han overtok 3. november.

Nå blir det opprettet et saksnummer når det første dokumentet kommer inn, slik at alle klager skal følge saken.

BORTE VEKK: Nabo Kjell Aage-Olsen klagde på den nybygde arken på huset (til høyre) i Sandviken, men klagenforsvant i kommunens arkivsystem.
ØRJAN DEISZ