— Jeg er spesielt bekymret for at opplysninger om kronisk syke barn skal komme på avveie. Selv om jeg ikke tror noen vil misbruke opplysningene bevisst, er jeg veldig skeptisk. Barna har heller ikke noen tilknyning til kommunen, annet enn foreldre som tilfeldigvis jobber der, sier Kent Ove Eide.

I forbindelse med at Bergen kommune går over til et nytt system for lønn- og personalhåndtering, registrerer kommunen navn og fødselsdato på alle ansattes barn som er mellom null og tolv år.

I tillegg registreres kronisk syke barn som er under 19 år, samt trygdevedtak og om de ansatte er aleneforsørgere.

Reagerte umiddelbart

Eide jobber selv med personal i kommunen, og fikk i oppgave å hente inn opplysningene fra sin avdeling som teller 40 personer.

— Jeg reagerte umiddelbart, og jeg vet om flere andre som synes dette blir feil. Hvis noen er litt slepphendte hjemme, kan for eksempel barna deres plutselig overhøre sensitive opplysninger om klassekammeratene sine, sier han.

Opplysningene skal lagres digitalt, og noen hundre brukere vil ha tilgang til opplysninger om personer innenfor sitt ansvarsområde. Kommunen har rundt 16500 fast ansatte, i tillegg til midlertidig ansatte med rettigheter til fravær med syke barn.

Må svare

Også Datatilsynet reagerer på praksisen, og har bedt om en redegjørelse fra Bergen kommune.

— Grunnkravet i lovgivningen er at en ikke skal registrere mer enn det som er nødvendig, og ikke lenger enn nødvendig, sier rådgiver Mari Hersoug Nedberg i juridisk avdeling hos Datatilsynet.

Hun mener det bør være tilstrekkelig å hente inn opplysninger først når en ansatt må være hjemme med syke barn.

— Slike opplysninger skal uansett slettes når det ikke lenger er bruk for dem. For eksempel når den ansatte slutter, eller barna passerer den aktuelle alderen.

Hersoug Nedberg kjenner ikke til andre bedrifter som krever disse opplysningene av sine ansatte på forhånd.

Effektivt

  • Vi registrerer opplysningene for at de ansattes rettigheter skal bli ivaretatt på en best mulig måte. Slik det har vært til nå måtte de ansatte selv passe på hvilke rettigheter de hadde, sier Rune Skjelvan som er prosjektleder for det nye personalsystemet.

Effektivisering er en annen grunn for systemet.

— Det har vært mye papirer og manuell opptelling som vi nå slipper.

Ifølge Skjelvan kan ansatte nekte å oppgi de etterspurte opplysningene, men vil da miste retten til lønn når de er hjemme med syke barn.

— Vi har sjekket dette på forhånd, og har ikke personopplysninger som det ikke er hjemmel for i loven, hevder han.

Mangler rutiner

- Hvorfor må opplysningene hentes inn hos alle ansatte på forhånd?

— For at ingen skal gå glipp av noen rettigheter.

Prosjektlederen presiserer at ikke hvem som helst har tilgang til opplysningene.

— Foreløpig er det 250-300 brukere som har tilgang til systemet, men alle har ikke tilgang til alt. For en tilfeldig ansatt vil det kanskje være 20-30 stykker som kan hente ut opplysninger slik systemet er nå.

Han innrømmer at det foreløpig ikke finnes noen rutiner for sletting av opplysninger.

— Vi har hatt nok av utfordringer nå i oppstarten, men dette er noe vi må få på plass etter hvert.

Er du redd personopplysninger hos arbeidsgiver kan komme på avveie? Si din mening.