— All korrespondanse inn og ut skal journalføres. Også dette er et rutinespørsmål vi er nødt til å gå inn i, sa Lysbakken under en pressekonferanse onsdag.

Samtidig slo han fast at alle relevante dokumenter nå var blitt lagt fram. Dette viste seg ikke å være riktig. Dagbladet kunne fredag fortelle om en inntil da ukjent e-post, sendt fra Lysbakkens statssekretær Henriette Westhrin til daværende SU-leder Mali Steiro Tronsmoen.

— Jeg er ikke overrasket. Dette er noe vi ser overalt i forvaltningen, både på lokalt og sentralt nivå. Det er skuffende at regelverket ikke følges, sier fagmedarbeider Gunnar Bodahl-Johansen ved Institutt for Journalistikk til NTB.

- Må ettergå

Bodahl-Johansen er blant Norges fremste eksperter på offentlighetsloven og har gjentatte ganger påpekt manglende journalføring av e-post og tekstmeldinger i offentlig forvaltning.

— Som samfunn må vi kunne ettergå offentlig saksbehandling og kontrollere forvaltningen. Det betinger at alle relevante dokumenter journalføres og arkiveres. Dette gjelder selvsagt også e-poster og tekstmeldinger, sier han.

Det skal ikke gjøres unntak fra regelen om journalføring selv om tonen i en e-post eller tekstmelding er familiær, muntlig og privat. Bare såkalte organ-interne dokumenter kan unngå å havne arkivene.

— Dette er dokumenter som sendes internt i en etat, mens en sak er til behandling. I det øyeblikk saksbehandlingen er ferdig eller noe sendes ut fra etaten, må dokumentene journalføres, sier Bodahl-Johansen.

Store mengder

Barne-, likestillings- og inkluderingsminister Audun Lysbakken (SV) sier til NTB at det finnes over 4,3 millioner e-postelementer i departementet. Men at omfanget av e-poster og tekstmeldinger er stort, er ingen unnskyldning for å bryte offentlighetsloven, fastslår Bodahl-Johansen.

— Forvaltningen må selvsagt forholde seg til loven som alle andre, sier han.

Valgforsker Frank Aarebrot mener det var svært naivt at kommunikasjonen mellom Jenteforsvaret og departementet skjedde via e-post.

— Hadde disse samtalene vært over telefon, eller en øl, hadde det ikke vært noen sak, sa professoren til Vårt Land tidligere denne uken.

Bodahl-Johansen er ikke like sikker og viser til forvaltningslovens paragraf 11d.

— Den sier at også muntlige samtaler skal protokolleres og journalføres dersom de er relevante for offentlig saksbehandling, sier han.