Hvor lenge skal arbeidsgiveren din kunne lagre skriftlige advarsler i din personalmappe? Spørsmålet er brakt på bane etter at Datatilsynet mottok en klage fra en ansatt i en bedrift.

Han fikk en skriftlig advarsel etter å ha gått ut over sine fullmakter. Han hadde delegert en oppgave internt på bedriften til en som ikke kunne utføre den.

— Han fikk beskjed om at advarselen ville hefte ved ham i fem år, sier Ellertsen.

Dette mener Datatilsynet:

  • Normalt skal advarsler slettes etter tre til seks måneder.
  • Hvis arbeidstakeren får flere advarsler, eller hvis overtrampet er alvorlig, kan advarslene lagres lenger.
  • Det må konkret vurderes i hver sak om det er behov for lagring lenger enn seks måneder.
  • Advarsler for forhold som arbeidstaker selv kan rette opp i, bør slettes ganske raskt etter at arbeidstaker har endret atferd.
  • Uansett ønsker Datatilsynet en øvre grense på to til tre år for lagring av skriftlige advarsler. - Lagring til du slutter
  • Hvis du kommer for sent hver eneste dag, får en skriftlig advarsel og deretter kommer presis hver dag i ti måneder, mener vi at advarselen har virket. Da bør den bli borte, sier Kim Ellertsen, avdelingsdirektør ved juridisk avdeling i Datatilsynet, til bt.no.

Men NHO er uenig i Datatilsynets fortolkning. De mener at arbeidsgivere må kunne lagre advarsler lenger enn seks måneder og har bedt Arbeidsdepartementet se på saken.

I sitt svarbrev gir departementet støtte til NHO.

«I den grad det i det hele tatt skal gis uttrykk for en «hovedregel» når det gjelder lagringstid for advarsler, kan Arbeidsdepartementet (...) vanskelig se at denne kan settes kortere enn arbeidsforholdets varighet», skriver departementet.

En regel om at advarsler skal slettes etter tre til seks måneder vil kunne frata arbeidsgivere viktige beviser dersom det senere skulle oppstå en tvist eller arbeidsrettssak, mener departementet.

Nå har Arbeidsdepartementet bedt Justis- og politidepartementet og Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet om å vurdere saken, og eventuelt se om det trengs en lovendring på området.

- Må kunne få ny start

Datatilsynet reagerer på at Arbeidsdepartementet har blandet seg inn i saken. De kaller saksbehandlingen «uryddig». I et svarbrev stiller tilsynet seg uforstående til Arbeidsdepartementets holdning:

«Advarsler som lagres i personalmappen gjennom hele arbeidsforholdets varighet, vil føre til at man aldri vil kunne rydde opp i feil man har gjort og få en ny start. Datatilsynet stiller seg uforstående til at departementet med en slik hovedregel mener at en ansatt som får en advarsel for å komme for sent tidlig i et ansettelsesforhold, fortsatt skal ha denne advarselen i personalmappen etter 10, 20 eller 30 år på arbeidsplassen.»

— Det som forundret oss mest, var prosessen. Vi følte oss presset ut på et sidespor, sier Kim Ellertsen, avdelingsdirektør ved juridisk avdeling i Datatilsynet.

Så lenge Datatilsynet skal føre tilsyn med at personopplysningsloven blir fulgt, mener Ellertsen det hadde vært naturlig av departementet å diskutere saken med dem.

Synes du arbeidsgivere skal kunne lagre advarsler så lenge vedkommende er ansatt? Si din mening!