Bergens Tidende har oppdaga at det manglar innføring av drøssevis av dokument i den eksterne, elektroniske postjournalen til departementet.

1/3 manglar

Den elektroniske postjournalen viser at i ei bestemt sak som Bergens Tidende har undersøkt, finst det 201 dokument, men berre 133 av dokumenta er journalførd i den offentlege journalen.

Det inneber at drygt 33 prosent av saksdokumenta i saka, ikkje er innførd i den offentlege postjournalen.

I 1993 avslørte Bergens Tidende at fleire departement dreiv «dobbelt bokhalderi» ved å operere med to postjournalar, ein offentleg og ein ikkje-offentleg.

Avsløringa resulterte i full oppvask etter at Sivilombodsmannen retta sterk kritikk mot praksisen då Bergens Tidende klaga.

Postjournalen er nøkkelen til å fylgje kritisk med i det forvaltninga har føre seg.

Aksepterer ikkje

Forsvarsdepartementet forklarar desse forholda med at interne notat ikkje blir journaldførd i den offentlege journalen.

Men dette er ei forklaring som Riksarkivet som fagorgan og Justisdepartementet si lovavdeling ikkje finn akseptabel.

— Eit dokument får ikkje og skal ikkje ha dokumentnummer utan at det kjem inn i postjournalen. Når ein ikkje journalfører eit dokument, får det heller ikkje noko dokumentnummer, seier avdelingsdirektør Ivar Fonnes i Riksarkivet til Bergens Tidende.

Fonnes legg til at alle dokument som det er behov for å finne att på sjølvstendig grunnlag, bør journalførast.

Lovrådgjevar Tonje Meinich i Lovavdelinga seier til Bergens Tidende at det er opp til organset sjølv å avgjere om interne dokument skal journalførast eller ei. Men dersom dokumentet først får eit dokumentummer, skal det journmalførast.

Meinich seier praksisen i Forsvarsdepartementet høyrest merkeleg ut.

Sterk strid

Det har i årevis vore sterk strid om korleis ein skulle handtere såkalla interne eller organiinterne dokument i forvaltninga. Strid om dette temaet var ein hovudgrunn til at det tok seks år frå den nye arkivlova var vedteken til lova vart sett i kraft. I denne tida raste striden om korleis ein skulle utforme den nye arkivinstruksen. Her var spørsmålet om journalføring, heitt tema. Riksarkivaren gjekk sterkt inn for plikt for alle etatar til p journalføre alle dokument, også såkalla organinterne dokument. Men riksarkivaren nådde ikkje fram.

— Alle faginstansane åtvara den gongen mot at det ville opne for sjonglering med journalføringa om ein ikkje fekk ein klar regel om plikt til journalføring, seier generalsekretær Nils E. Øy i Norsk Redaktørforening. Han kan meir enn dei fleste om offentleglov og journalføringsreglar.

«I dialog»

Etter at Bergens Tidende nå tok saka om journalføringspraksisen opp med Forsvarsdepartementet, har departementet kontakta Justisdepartementet om praksisen.

Forsvarsdepartementet gjev denne kommentaren til Bergens Tidende:

— Våren 2000 bestemte Forsvarsdepartementet seg for å vidareføre praksisen med å journalføre alle interne notat (såkalla organinterne dokument), men ikkje å la desse framgå av den offentlege postjournalen. Vi har forstått at departementa har ulik praksis på dette området.

Forsvarsdepartementet vil nå gå i dialog med Justisdepartementet for å få avklara om praksisen vår er i samsvar med arkivforskriften, seier informasjonsrådgjevar Kjersti Mostue i FD til Bergens Tidende.