«Opptatt i møte. Tilbake om tre timer»

Bjørn Hopland er HR-direktør i Microsoft og holder jevnlig kurs for ansatte i IT-selskapet om hvordan de kan få mer struktur på hverdagen.

- Mange tar ikke utgangspunkt i sine egne oppgaver og sin egen tid, men handler reaktivt. Det vil si at de lar tiden sin styre av andre - de svarer på telefoner, mail, og på SMS fra andre, i stedet for å ta utgangspunkt i sin egen agenda, sier Hopland.

Tar ikke telefonen

Da Aftenposten ringer ham, ber han høflig om å få ringe tilbake en halvtime senere. Han forteller at han som regel ikke tar telefonen hvis han ikke vet hvem som ringer.

- På den måten unngår jeg å bruke tid på irrelevante telefoner. Jeg vet at hvis det er viktig legger de igjen en beskjed eller sender en SMS, og jeg tipper at 70 prosent av dem som ringer ikke legger igjen beskjed eller ringer tilbake, sier Hopland.

 Jeg vurderer hvor viktig det er at jeg er med på møtet, og hvilke resultater det vil gi. Ofte viser det seg at det ikke er noen hensikt at jeg deltar

«I møte med meg selv»

I dag har mange åpne arbeidskalendere, som gjør at andre kan se hva du setter opp i kalenderen. For å få tid til egne oppgaver, er det en gjenganger å sette opp at man er i møte med seg selv ifølge Hopland. Men han har et bedre forslag.

Eliteskole ønsker flere norske søkere - Hvis du skriver i kalenderen din at du er i møte med deg selv, blir det ikke respektert av andre.

- Når jeg setter meg selv som opptatt i Outlook-kalender, pleier jeg alltid å skrive konkret hva jeg skal jobbe med. For eksempel «forberede foredrag» eller «skrive notat fra møte». Det fører både til at du selv får oversikt over hva du skal gjøre, og at andre vet at du faktisk gjør en konkret jobb, sier Hopland.  

Ikke gå i møtefellen

Et annet frustrasjonsmoment for mange på jobb er det evinnelige antallet møter, som av og til føles meningsløse. Hopland forteller at han bruker en strategi for ikke å gå i møtefellen.

- Mange aksepterer automatisk når de blir invitert til et møte. Jeg aksepterer møtene tentativt, men ber om agendaen, og spør om det er noe jeg skal forberede. Jeg vurderer hvor viktig det er at jeg er med på møtet, og hvilke resultater det vil gi. Ofte viser det seg at det ikke er noen hensikt at jeg deltar, sier Hopland.

Innboks fylt med dårlig samvittighet

Han forteller at han har en genuin interesse for å skape struktur i hverdagen. Det bidrar til en bedre arbeidshverdag for alle parter, mener Hopland.

- Det handler ikke bare om effektivitet, men om å redusere stress og få en følelse av å ha kontroll.

- Hvis du har 200 mail i innboksen din, blir det som et isfjell der mesteparten er under vann. Det kan være informasjon du burde lest, eller oppgaver du burde løst. Det skaper en lang liste med dårlig samvittighet som vaker i underbevisstheten, sier Hopland.

Elementære råd

Han anslår at han har holdt kurs om hvordan man får bedre struktur i arbeidshverdagen for rundt 1000 ansatte, og tilbakemeldingene er positive.

- Andre kurs som finnes ute på markedet går ofte over en eller to dager og blir for omfattende for mange. Jeg holder et timeskurs der jeg gir enkle og helt elementære råd, og tilbakemeldingene tyder på at dette er noe som er veldig nyttig, sier Hopland.

Hva gjør du for å unngå altfor mye e-post, telefoner og møter? Si din mening på vår Facebook-gruppe